Внедрение системы электронного архива
Узнайте стоимость и сроки внедрения системы.
Поддержка доступности к документам 24/7 за счет формирования единого централизованного пространства
Снижение стоимости хранения за счет минимальных требований к оборудованию и централизации архивных процессов в едином месте
Упрощение и ускорение подготовки налоговой отчетности за счет уменьшения временных и трудозатрат
Возможность оперативного внесения изменения за счет работы с архивом в режиме реального времени
Минимизация риска потери документов за счет высокого уровня защищенности и возможности быстрого восстановления данных
Снижение нагрузки на учетные системы за счет переноса большого количества документов в единый архив
Внедрение электронного архива решает ряд важных для бизнеса задач. В том числе снижает нагрузку на учётные системы, обеспечивает постоянный доступ специалистов к документам, минимизирует риски потери данных, упрощает подготовку налоговой отчётности. Настраивается автоматическое пополнение базы данных, контроль сроков хранения документации, различные системные интеграции.
- Загрузка документов из внешних систем, хранилищ данных, с бумажных носителей
- Удобная работа с документами: наличие доступа через web-клиент с компьютера, планшета или смартфона, быстрый поиск по реквизитам и тексту документа, разграничение прав доступа по ролям
- Хранение документации любого вида (ОРД, кадровой, бухгалтерской и т. д.)
- Обеспечение целостности и юридической значимости документов на протяжении всего срока
хранения
- Автоматический контроль сроков хранения и возможность с передачей документов с истекшим сроком
на экспертизу, уничтожение по решению экспертной комиссии
- Ускоренный процесс подготовки документов к аудиторским проверкам и взаимодействию с ФНС
- Поддержка налогового мониторинга: интеграция с витринами данных, выгрузка и предоставление в ИФНС
- Автоматическое формирование документов по требованиям, установленным законодательством РФ
Специалисты ГК «РАМАКС» проанализируют текущие бизнес-процессы и построят индивидуальную дорожную карту внедрения с учетом ИТ-ландшафта и бизнес-задач.
Внедрение системы электронного архива документов производится с учётом всех норм безопасного хранения, управления информацией, а также требований действующего российского законодательства. Для каждого из сотрудников компании настраивается определённый уровень доступа к документам. Такое разграничение повышает уровень защиты закрытой информации, снижает риск утечки закрытых сведений.
Проведение обследования текущих бизнес-процессов, их особенностей, подготовка отчета, выбор системы архива и модели интеграции
Разработка и согласование архитектуры будущей системы, а также создание проектных решений, концепции ролей и полномочий для работы с будущим электронным архивом
Определение модели интеграции и списка интегрируемых систем. Разработка требований к источникам данных для передачи в целевые системы.
Разработка и утверждения регламента работы с будущей системой электронного архива
Установка и настройка систем архива и интеграция с ИТ-инфраструктурой, подготовка сценариев тестирования, инструкций пользователей, материалов для обучения. Проведение предварительных испытаний для проверки готовности системы.
Перенос настроек и разработок в продуктивную среду, загрузка данных, проведение обучения системе ключевых пользователей и передача сопровождающей документации
Устранение замечаний по итогам ОЭ, создание учетных записей, настройка допуска в систему электронного архива. Передача системы в продуктивную эксплуатацию, а также осуществление поддержки в период начального сопровождения.
Узнайте стоимость и сроки внедрения системы
RAMAX Group оказывает комплексные услуги по созданию систем электронного архива. Предложение подходит для среднего и крупного бизнеса.
Внедрение электронного архива решает ряд важных для бизнеса задач. В том числе снижает нагрузку на учётные системы, обеспечивает постоянный доступ специалистов к документам, минимизирует риски потери данных, упрощает подготовку налоговой отчётности. Настраивается автоматическое пополнение базы данных, контроль сроков хранения документации, различные системные интеграции.
- Более 30 лет на рынке системной интеграции
- Успешный опыт интеграции информационных систем с российскими решениями по электронным архивам и разработки коннекторов (Диадок, 1С, Доксвижн, Directum, SAP).
- Внедрение комплексных проектов, связанных с налоговым мониторингом, управлением рисков, финансовой отчетностью, распознаванием.
- Практический опыт реализации проектов с использованием технологий Big Data, Machine Learning, AI.
- Входим в рейтинги ТОП ИКТ-компаний России по версии крупнейших аналитических агентств (RAEX-Аналитика, CNews, TAdviser).
Реализован проект формирования единого информационного пространства. В интеграционный контур вошли КИСУ на платформе SAP ERP, Архив документов на платформе Docsvision ECM, которые были подключены к централизованной системе управления НСИ на 1С.
Инструментом интеграции между ними выступила корпоративная сервисная шина данных DATAREON ESB.
- обеспечить не только хранение документов во внешнем хранилище, но и поддерживать незаметность происходящих изменений в системе с точки зрения бизнес-процессов для ее пользователей;
- сохранить сложную иерархию связей DMS-документов при хранении карточек бизнес-объектов и привязанных к ним оригиналов на стороне Docsvision.
В течение 1 года был разработан интеграционный модуль бесшовной работы SAP ERP с архивным хранилищем DV численностью более 18 000 человек. В общей сложности было мигрировано 1.5 млн. файлов и 500к бизнес-объектов. В процессе миграции разработаны алгоритмы обхода деревьев документов DMS, а также дальнейшей синхронной работы с оригиналами и связями, что позволило работать со структурой документов в интерфейсе Docsvision.
Реализация проекта по созданию системы архивного хранилища данных объемом более 20ТБ.
В течение 1 года был автоматизирован процесс обработки скан-образов, полученных из системы потокового сканирования, проведено обогащение скан-образов набором атрибутов в зависимости от типа документа. Проведена доработка SAP для обеспечения работы с архивным хранилищем Docsvision для поддержки работы 8700 пользователей.
Узнайте стоимость и сроки внедрения системы